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E-Mail-Archivierung bezeichnet die langfristige Speicherung von E-Mails, häufig in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorgaben. Besonders für Unternehmer und Gewerbetreibende ist diese Archivierung verpflichtend, da sie eine lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Informationen sicherstellen muss. Grundlage dafür sind Regelungen wie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
E-Mails enthalten oft steuerrelevante Daten, die gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden müssen. So wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet und Unternehmen können bei Prüfungen entsprechende Nachweise liefern.
Die E-Mail-Archivierung erfolgt durch Softwarelösungen, die E-Mails automatisch erfassen, sortieren und speichern. Diese Systeme erleichtern das Auffinden archivierter Nachrichten durch praktische Such- und Filterfunktionen und gewährleisten die gesetzeskonforme Langzeitaufbewahrung.
Alternativ können Unternehmen externe Dienstleister beauftragen, die eine sichere und regelkonforme Archivierung übernehmen.
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Quellen: Pexels/Tima Miroshnichenko (Headerbild / Foto)