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Ein Dokumenten-Management-System (DMS) ist eine spezialisierte Software zur effizienten Schriftgutverwaltung, die das elektronische Erfassen, Strukturieren, Bearbeiten und sichere Archivieren von digitalen Dokumenten ermöglicht. Als zentrale Lösung für die Verwaltung von E-Mails, Rechnungen, Verträgen und anderen geschäftskritischen Unterlagen sorgt ein DMS für optimierte Geschäftsprozesse und höhere Produktivität in Unternehmen jeder Größe. Während in Europa der Begriff DMS gebräuchlich ist, spricht man im englischsprachigen Raum von „Records Management“. In Deutschland umfasst ein DMS zusätzlich die revisionssichere Archivierung nach den GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern).
Ein professionelles Dokumenten-Management-System revolutioniert die Arbeitsweise in Unternehmen durch standardisierte Dokumentenprozesse vom Erstellen über das Bearbeiten bis zum zentralen Speichern. Der standortunabhängige Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht flexibles Arbeiten, während leistungsstarke Suchfunktionen die Dokumentenrecherche erheblich beschleunigen. Die Implementierung eines DMS beginnt mit der Digitalisierung von Papierdokumenten durch Scannen. Anschließend werden alle Dokumente systematisch verschlagwortet, indiziert und kategorisiert, was die Navigation und Auffindbarkeit deutlich verbessert. Moderne DMS-Systeme bieten zudem praktische Check-In- und Check-Out-Funktionen, die eine sichere Bearbeitung bei gleichzeitiger Versionskontrolle gewährleisten. Für die erfolgreiche Einführung eines DMS stehen spezialisierte IT-Dienstleister zur Verfügung, die den gesamten Implementierungsprozess fachkundig begleiten und auf individuelle Unternehmensanforderungen abstimmen.
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Quellen: Pexels/Tima Miroshnichenko (Headerbild / Foto)